Relance de l’économie : quelles actions concrètes pour la commande publique ?

C’est pourquoi, Ovëus travaille avec les acheteurs publics pour déployer 5 leviers pour développer l’attractivité et l’impact de la commande publique sur l’activité économique et l’emploi :

1. Animer la relation avec les fournisseurs : réaliser une démarche de prise de contact avec les fournisseurs potentiels (sourcing) afin de ne pas être victime du phénomène de la « liste d’attente » et d’arbitrages défavorables d’entreprises préférant se positionner en faveur de leurs prospects auprès desquels ils sont identifiés. 

Cette démarche décisive pour maintenir un nombre de réponses suffisant étant parfois chronophage, les organisations professionnelles peuvent être un relais d’information des besoins d’achats (CCI, CMA, FFB, CAPEB,…).

Au-delà de ces actions de communication, plusieurs acheteurs publics ont mis en place des dispositifs pérennes d’accompagnement des entreprises dans leur réponse aux marchés publics.

Ainsi, Ovëus a créé pour ses clients une cellule contact dédiée aux entreprises, numéro vert qui permet de répondre aux questions des entreprises sur les consultations en cours, les rassurer, les informer et les accompagner dans leur démarche de réponse. 

Un dispositif inédit qui permet de développer la relation commerciale avec les entreprises et humaniser une démarche d’achat majoritairement écrite qui pèse sur l’attractivité des consultations.

2. Augmenter le taux d’avance dans les marchés, une mesure renforcée par l’ordonnance de mars 2020 qui prévoit la possibilité de verser des avances d’un montant supérieur au taux maximal de 60% prévu par le code de la commande publique. 

3. Régler des prestations par anticipation : pour les marchés forfaitaires, l’ordonnance (art 6.4°) permet de déroger à l’application du service fait afin de procéder au règlement des prestations partiellement réalisées du fait de l’épidémie de COVID-19.

4. Repenser les circuits de décision interne : en moyenne, lors des audits de la commande publique réalisés pour nos clients, nous observons 7 à 9 niveaux de décisions, ce qui ralentit considérablement le processus d’achat. Sans risque juridique, la reprise donne l’opportunité de questionner les circuits de validation interne, d’éliminer les visas à faible valeur ajoutée. Elle définit un nouveau circuit de 3 à 4 niveaux maximum (en intégrant les instances telles que la CAO).

5. Simplifier les modalités d’accès à la commande publique : même si le contenu des pièces composant le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) est décisif, leur forme mérite d’être retravaillée afin de proposer :

• Moins de documents avec le DCE type suivant : 
  • attestation de candidature simplifiée (remplaçant les DC1, DC2 et DC4)
  • contrat (fusionnant RC, CCAP, AE voire même CCTP)
  • cahier des charges (s’il n’est pas intégré au projet de contrat)
  • pièce financière
  • cadre de réponse (facultatif)
• Un vocabulaire adapté, similaire à l’achat privé qui facilite la compréhension des pièces pour des entreprises qui ne répondent jamais ou ponctuellement aux marchés publics :
  • DC 1, DC 2, DC 4 = attestation de candidature simplifiée
  • RC = règlement de consultation en introduction du projet de contrat
  • CCAP = contrat 
  • AE = acte d’engagement intégré en fin de contrat
  • CCTP = cahier des charges

• Un cadre de réponse facilitant la réponse aux consultations et l’analyse des offres : en phase de reprise d’activité, les fournisseurs sont extrêmement sollicités et ont peu de temps à consacrer à la formalisation de leurs offres.

C’est pourquoi, la mise en place d’un cadre de réponse peut être un gain de temps pour les entreprises en se substituant au mémoire technique à créer pour chaque réponse et en évitant la reprise mécanique d’un mémoire utilisé pour d’autres clients.  

Par ailleurs, le cadre de réponse permet de proposer un format unique afin d’atténuer les différences entre les entreprises disposant de ressources permettant de soigner la forme des documents et les TPE moins armées. 

Au-delà de l’application de ces 5 leviers, les équipes « secteur public » d’Ovëus sont à votre écoute pour :

• Définir et mettre en œuvre les plans de reprise d’activité ;
• Définir et déployer un dispositif et des mesures permettant d’accroître l’attractivité des consultations ;
• Externaliser la préparation et passation des marchés ;
• Assister la résolution de problématiques d’exécution des marchés ;
• Structurer la fonction achat, notamment auprès des nouveaux exécutifs locaux.